WebInnovation 17. juni, kl. 16.15
Managing production and workflow on a large site

Sarah Brody, Senior Producer, CNET Online
Description:Tools, Process and Team: these are the elements required to manage the development and delivery of dynamic content on a large site. As NET.COM turns 2 in June, we'll look back on the early days,examine the problems we've encountered as the site has grown and evolved, and talk about where we're headed in terms of production and workflow management.

CNet.com tall:

• 25 000 sider
• 1,3 GB diskplass brukt
• 150-200 nye sider produsert ukentlig

Historie:

• Startet i juni 1995
• Startet med 5000 sider
• 50-60 sider publisert ukentlig, alle var håndlagd/hardkodet
• Ingen formell produksjonsprosess, ad hoc oppdatering
• Alle endringer ble kjørt gjennom webmaster

Løsning:

• Desentralisert organisasjon; ikke alt kunne gå gjennom webmaster
• Etablerte spesialiserte avdelinger:
  • Redaksjon/redaktør
  • Underredaktør (copy edit)
  • Produksjon
  • Design
  • Teknologi
• Produksjonsprosess:
  • Story consept (editor/producer)
  • Initial storyboard (editor/producer)
  • Content creation (author)
  • Final storyboard (editor/producer/designer)
  • Edit/copy edit (editor/copy editor)
  • Design/layout (designer/producer)
  • Graphics production (graphics prod. assistant)
  • HTML production (production assistant)
  • Final proofing (copy editor)
• For å håndtere økt volum:
  • PRISM: Content management and page generation system. Dette er en skreddersydd/inhouse løsning som senere er utviklet til et kommersielt produksjonsverktøy: Storyserver
  • Separere innhold fra design: Rene tekstfiler kombineres med maler. Dette forutsetter database.
  • De jobber nå med et system for å håndtere/visualisere produksjonsflyten, slik at de vet når et dokument har nådd ulike stadier, få det godkjent, publisert osv.
• Produksjonstiden varierer fra en halv dag til flere uker.
• Viktig å ha med produksjon og design i tidlige stadier, slik at alle vet hva som er ideen og skissen for tjenesten. Målene blir dermed satt realistisk og problemer oppdaget tidlig.
• Viktige momenter:
  • Forenkle storyboards og layout
  • Lage maler som kan brukes gjennom hele deltjenesten
  • Grafikk bør kunne brukes om igjen, hvor mulig
  • Navigasjonen må være lik på alle sidene
  • Bruk mindre grafikk, mer HTML
  • Vær forsiktig med multimedia og nye tekniske løsninger (plugins)
• Produksjonsprosess for dynamisk innhold:
  • Story consept (editor/producer)
  • Content creation (author)
  • Edit/copy edit (editor/copy editor)
  • Graphics production (graphics prod. ass.)
  • Final proofing (copy editor)
• Kvalitetssikring
  • Ingen ad hod utlegging
  • Tre servere: Production server, Staging server og Live server
  • Alfa- og Beta-testing-perioder
  • Formell godkjenningsprosedyre hvor produksjonsleder, designer og redaktør skal inn
  • Etablere navnekonvensjoner
  • Etablere HTML-standarder (typografi etc)
  • Regler for størrelse på grafikk, total filstørrelse, lenking, total kompleksitet
  • Lag flytskjema som holder oversikt over dokumentene i prosessen, må kunne sjekkes raskt
  • Lag verktøy som gjør at redaktørene raskt kan gjøre endringer
• Verktøy
  • Verktøyene må kunne brukes av ikke-tekniske og ikke-designkyndige medarbeidere
  • Verktøyet bør kunne brukes for så mange formål som mulig
  • Databasen må kunne gjenbrukes dersom verktøyet skiftes
  • PRISM
    • Innoldsdatabase m/webbasert innleggingsbilde
    • Maldatabase, malene inneholder også lenkeinformasjon, m/innleggingsbilde
    • Sidegenerator som blander maler og innhold
    • Grafikk er foreløpig lagret i manuelle kataloger
    • Cache for å øke hastigheten ut mot serveren